Ein sicheres CRM-System für Ihr Unternehmen. Worauf sollten Sie achten?
Ein sicheres CRM-System für ein Unternehmen, worauf ist zu achten?
Die Auswahl eines sicheren CRM-Systems ist ein wichtiger Bestandteil der Strategie zur Verwaltung von Kundendaten eines Unternehmens. Auch die Integration mit der bestehenden CRM-Software ist wichtig. In einer Zeit zunehmender Cyberangriffe und immer strengerer Datenschutzbestimmungen ist die Gewährleistung der Sicherheit Ihres CRM-Systems nicht nur eine Priorität, sondern auch eine Notwendigkeit. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, worauf Sie bei der Auswahl eines sicheren CRM-Systems achten sollten und welche Funktionen besonders nützlich sein können.
Warum ist die Sicherheit des CRM-Systems wichtig?
Ein sicheres CRM-System ist die Grundlage für den Schutz von Kundendaten und der Integrität von Geschäftsprozessen. Ein unsachgemäßes Sicherheitsmanagement kann zu Datenlecks, zum Verlust des Kundenvertrauens und zu möglichen rechtlichen Sanktionen führen, was für ein CRM-System besonders gefährlich ist. Die Hauptgründe, warum die Sicherheit eines CRM-Systems entscheidend ist, sind:
- Schutz von Kundendaten: Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf vertrauliche Informationen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie RODO (GDPR) und anderer lokaler Datenschutzbestimmungen.
- Das Vertrauen der Kunden aufrechterhalten: Der Schutz von Kundendaten schafft Vertrauen und Loyalität.
- Operative Sicherheit: Verhinderung von Geschäftsunterbrechungen durch Cyberangriffe.
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Schlüsselfunktionen eines sicheren CRM-Systems
1. Datenverschlüsselung
Die Datenverschlüsselung ist eine der grundlegenden Sicherheitsfunktionen, die Informationen vor unberechtigtem Zugriff schützt.
- Verschlüsselung bei der Übertragung: Daten, die zwischen dem Server und dem Benutzer gesendet werden, sollten mit Protokollen wie SSL/TLS verschlüsselt werden.
- Verschlüsselung im Ruhezustand: Auf Servern gespeicherte Daten sollten verschlüsselt werden, um sicherzustellen, dass sie auch dann geschützt sind, wenn der Datenträger physisch gestohlen wird.
2 Zugangskontrolle
Eine effektive Verwaltung der Benutzerrechte ist entscheidend für die Sicherheit des CRM-Systems.
- Autorisierung und Authentifizierung: Das System sollte fortschrittliche Authentifizierungsmethoden wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und die rollenbasierte Authentifizierung (RBAC) verwenden, um die CRM-Datenbank wirksam zu schützen.
- Spezifische Berechtigungen: Möglichkeit der Zuweisung spezifischer Berechtigungen für verschiedene Benutzer und Rollen in der Organisation.
3. Prüfung und Überwachung
Die regelmäßige Überwachung und Prüfung der Aktivitäten im Online-CRM-System ermöglicht es, potenzielle Risiken zu erkennen und zu beseitigen.
- Protokollierung: Das System sollte alle relevanten Benutzeraktionen aufzeichnen, z. B. Anmeldungen, Datenänderungen und Zugriffsversuche.
- Überwachung in Echtzeit: Tools zur Systemüberwachung in Echtzeit, die verdächtige Aktivitäten erkennen und Administratoren sofort alarmieren.
4 Sicherung und Wiederherstellung von Daten
Das CRM-System sollte über Mechanismen für regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren verfügen.
- Automatische Backups: Regelmäßige, automatische Datensicherungen.
- Disaster Recovery Plan: Dokumentation und Verfahren zur Wiederherstellung von Daten im Falle eines Systemausfalls oder eines Cyberangriffs.
5. die Einhaltung der Vorschriften
Das CRM-System sollte den aktuellen Datenschutzgesetzen entsprechen.
- RODO (GDPR): Funktionen zur Einhaltung von RODO, wie das Recht auf Vergessenwerden und das Recht auf Datenübertragbarkeit.
- Lokale Vorschriften: Einhaltung der lokalen Datenschutzbestimmungen, die von Land zu Land unterschiedlich sein können.
6 Verwaltung mobiler Geräte
Die heutigen CRM-Systeme werden häufig auf mobilen Geräten verwendet, was zusätzliche Sicherheitsherausforderungen mit sich bringt.
- Verwaltung mobiler Geräte (MDM): Tools zur Verwaltung und Sicherung von mobilen Geräten, die für den Zugriff auf CRM verwendet werden.
- Verschlüsselung von mobilen Daten: Verschlüsselung von Daten, die auf mobilen Geräten gespeichert sind.
Beispiele für Sicherheitsfunktionen in einem CRM-System
Beispiel 1: Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand
- Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Daten, die zwischen dem Browser des Benutzers und dem CRM-Server gesendet werden, sind durch SSL/TLS-Protokolle geschützt. Das bedeutet, dass die Daten verschlüsselt werden, damit sie nicht von Unbefugten abgefangen werden können.
- Verschlüsselung im Ruhezustand: Die auf den CRM-Servern gespeicherten Daten werden mit fortschrittlichen Verschlüsselungsalgorithmen verschlüsselt, so dass sie auch dann geschützt sind, wenn die Speichermedien physisch gestohlen werden.
Beispiel 2: Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- Zusätzliche Sicherheit: Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung müssen Benutzer zwei verschiedene Elemente eingeben, um sich beim CRM-System anzumelden – zum Beispiel ein Passwort und einen Einmalcode, der an ein Mobiltelefon gesendet wird.
- Erhöhte Sicherheit: Die Implementierung von 2FA erhöht die Sicherheit erheblich, denn selbst wenn jemand in den Besitz des Passworts eines Benutzers gelangt, kann er sich ohne ein zweites Authentifizierungselement nicht anmelden.
Beispiel 3: Granulare Benutzerrechte
- Verschiedene Zugriffsebenen: Das CRM-System ermöglicht es, den Benutzern je nach ihrer Rolle im Unternehmen bestimmte Rechte zuzuweisen. So können Vertriebsmitarbeiter beispielsweise nur auf Kundendaten zugreifen, während Administratoren vollen Zugriff auf alle Systemfunktionen haben.
- Risikominimierung: Mit granularen Berechtigungen wird das Risiko versehentlicher oder vorsätzlicher Verletzungen der Datensicherheit minimiert.
Beispiel 4: Audit und Überwachung
- Aktivitätsprotokollierung: Alle relevanten Aktivitäten im System, wie z.B. Anmeldungen, Datenbearbeitungen und Zugriffsversuche, werden in Audit-Protokollen aufgezeichnet.
- Überwachung von Anomalien: Tools zur Systemüberwachung in Echtzeit können verdächtige Aktivitäten erkennen und melden, z. B. mehrere fehlgeschlagene Anmeldeversuche. So können Sie schnell reagieren und potenziellen Bedrohungen vorbeugen.
Beispiel 5: Einhaltung von RODO (GDPR)
- Benutzerrechte: Das CRM-System enthält Funktionen, die die Anforderungen der RODO erfüllen, wie z.B. das Recht auf Vergessenwerden, das es Benutzern ermöglicht, die Löschung ihrer persönlichen Daten aus dem System zu beantragen, und das Recht auf Datenportabilität, das den einfachen Export von Daten in Standardformate ermöglicht.
- Compliance-Berichterstattung: Berichtstools, die Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung der RODO im Falle einer Prüfung nachzuweisen, und die volle Transparenz und Kontrolle über die Verarbeitung personenbezogener Daten bieten.
Beispiel 6: Verwaltung mobiler Geräte (MDM)
- Geräteverwaltung: MDM-Tools ermöglichen die Verwaltung und Sicherheit mobiler Geräte, die auf das CRM-System zugreifen, durch Funktionen wie die Fernlöschung von Daten bei Verlust oder Diebstahl des Geräts.
- Mobile Datenverschlüsselung: Die auf mobilen Geräten gespeicherten Daten werden verschlüsselt, so dass sie auch dann geschützt sind, wenn das Gerät physisch gestohlen wird.
Wählen Sie weise, wählen Sie sicher
Die Auswahl und Implementierung eines sicheren CRM-Systems ist der Schlüssel zum Schutz von Kundendaten und zur Einhaltung von Vorschriften. Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Auditing und Überwachung, Datensicherung und -wiederherstellung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Verwaltung mobiler Geräte.
Beispiele für Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung bei der Übertragung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, granulare Berechtigungen, Aktivitätsüberprüfung, RODO-Konformität und Verwaltung mobiler Geräte können die Sicherheit eines CRM-Systems erheblich verbessern. Die sorgfältige Berücksichtigung dieser Aspekte stellt sicher, dass das CRM-System nicht nur funktional, sondern auch widerstandsfähig ist, was langfristig zum Erfolg und zur Stabilität des Unternehmens beiträgt.
