Einführung eines CRM-Systems im Unternehmen

Eine wirksame Einführung eines CRM-Systems kann die Effizienz der Mitarbeiter erheblich verbessern, indem sie die Verwaltung von Kundeninformationen erleichtert und das Angebot besser auf deren Bedürfnisse abstimmt. Ein CRM-System unterstützt das Management der Kundenbeziehungen und ermöglicht ein besseres Verständnis ihrer Bedürfnisse und Präferenzen. Darüber hinaus kann das Unternehmen dank eines CRM-Systems Berichte über die durchgeführten Maßnahmen erstellen, was die Bewertung der Wirksamkeit von Marketingmaßnahmen und die Entwicklung einer Strategie für die Zukunft erleichtert.

Die Kosten der Einführung einer CRM-Plattform im Unternehmen hängen von sehr vielen Faktoren ab. Überlegen Sie vor allem, ob Sie eine Abonnementlösung (SaaS) suchen, bei der Sie den Zugang für eine bestimmte Nutzerzahl erwerben, oder ob Sie eine individuelle CRM-Entwicklung für Ihr Unternehmen beauftragen möchten. Die Lizenzart (Abonnement oder unbefristete Lizenz) sowie die Beauftragung zusätzlicher Anpassungen des CRM-Systems und Änderungen zusätzlicher Funktionen wirken sich auf die Gesamtkosten der Inbetriebnahme des Systems aus. Der Preis für die Einführung eines SaaS-CRM-Systems wie SalesWizard beginnt bei 17 USD netto pro Nutzer, bei dedizierten Lizenzen bei einigen Tausend USD und bei individueller Entwicklung bei mindestens 39.476 USD.

Ähnlich wie die Kosten hängt auch die Dauer der Einführung von vielen Faktoren ab. Grundlegende Faktoren sind die Lizenzart (Abonnement, unbefristete Lizenz oder Entwicklung des Systems von Grund auf), der Funktionsumfang und die Größe Ihres Unternehmens (die Zahl der Nutzer). Auch Ihr Engagement und das Ihrer Führungskräfte wirkt sich auf die Einführungsdauer aus. Je nach Unternehmensgröße und Lizenzart kann die Einführungsdauer von wenigen Tagen (kleine Unternehmen, SaaS-Lizenz) bis zu mehreren Jahren (Konzerne, dedizierte Lizenz) reichen.

Bei der Auswahl eines CRM-Systems für ein Unternehmen sind dessen Besonderheiten und Bedürfnisse zu berücksichtigen. Das CRM-System sollte Funktionen enthalten, die am besten zur Branche des Unternehmens passen, etwa das Management der Kundenbeziehungen, des Vertriebsprozesses, der Kundenbetreuung, die Erstellung von Berichten oder die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Bei der Wahl eines CRM-Anbieters ist es wichtig, eine gründliche Analyse durchzuführen, Angebote zu vergleichen und andere Unternehmen zu befragen, die ähnliche Lösungen nutzen. Ein wesentliches Element bei der Wahl des richtigen Wegs zur Einführung einer CRM-Software ist auch die Wahl der passenden Lizenz für das System.

Die Wahl der CRM-Einführung zwischen einer im Auftrag entwickelten Individualsoftware und einem Abonnement auf einer SaaS-Plattform ist entscheidend für den Erfolg der Einführung. Es lohnt sich, sich diese Frage bewusst zu machen und die Ziele, die das CRM in Ihrem Unternehmen erreichen soll, gut zu durchdenken.

Auf die folgenden Vorteile einer CRM-Lösung im Abonnement sollten Sie sicherlich achten:

1. Skalierbarkeit der Lösung: SaaS-Abonnements sind flexibel und lassen sich leicht an die sich verändernden Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Wenn Sie ein Wachstum der Geschäftstätigkeit planen und ein System benötigen, das sich leicht skalieren lässt, kann ein SaaS-Abonnement eine gute Lösung sein.

2. Anfangs- und Monatskosten: Im Vergleich zu klassischen CRM-Systemen, die erhebliche Anfangsinvestitionen in Infrastruktur und Software erfordern, sind SaaS-Abonnements häufig kosteneffizienter. Unternehmen müssen nicht in den Erwerb und den Unterhalt einer eigenen Infrastruktur investieren, was die Einstiegskosten erheblich senken kann.

3. Verfügbarkeit von jedem Ort: Wenn Ihnen daran gelegen ist, von jedem Ort und jedem Gerät aus Zugang zum CRM-System zu haben, ist ein SaaS-Abonnement die passende Option. SaaS ermöglicht die Nutzung des Systems über den Webbrowser, was bedeutet, dass die Mitarbeiter es sowohl im Büro als auch außerhalb nutzen können. Selbstverständlich bietet heute auch ein im Auftrag entwickeltes CRM eine vergleichbare Lösung.

4. Regelmäßige Aktualisierungen und technischer Support: SaaS-Anbieter aktualisieren ihre Software regelmäßig, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen stets die neuesten Funktionen und Fehlerbehebungen nutzt, ohne kostenpflichtige Anpassungen beauftragen zu müssen. Zudem bieten SaaS-Anbieter häufig technischen Support, was bei Problemen oder Fragen zum System wichtig sein kann.

5. Keine Notwendigkeit, Infrastruktur zu verwalten: Beim SaaS-Abonnement verwaltet der Anbieter Infrastruktur, Wartung, Sicherheit usw., was bedeutet, dass sich Ihr Unternehmen darum nicht kümmern muss. So können Sie sich auf Ihre zentralen geschäftlichen Aufgaben konzentrieren.

6. Schnelle Einführung: Die Einführung eines SaaS-CRM-Systems ist in der Regel schnell und einfach im Vergleich zur Einführung klassischer Systeme auf eigener Infrastruktur.

Die Entscheidung zwischen einer individuell entwickelten CRM-Software und einem Abonnement im SaaS-Modell hängt von vielen Faktoren und den konkreten Bedürfnissen des Unternehmens ab. Bei der Entscheidungsfindung sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

1. Besondere Branchenanforderungen. Wenn ein Unternehmen in einer Branche mit besonderen Anforderungen oder spezifischen Geschäftsprozessen tätig ist, kann eine individuell entwickelte CRM-Software an diese Bedürfnisse angepasst werden. SaaS-Software erfüllt sehr spezifische Branchenanforderungen nicht immer.

2. Volle Kontrolle über Daten und Sicherheit. Manche Unternehmen bevorzugen aufgrund der Art ihrer Tätigkeit oder gesetzlicher Vorgaben die volle Kontrolle über Speicherung und Verwaltung der Daten. Eine individuell entwickelte CRM-Software kann auf eigener Infrastruktur eingeführt werden, was größere Kontrolle über Daten und Sicherheit bietet (vorausgesetzt, das Unternehmen verfügt über einen eigenen Serveradministrator).

3. Individualisierung und Anpassung. Wenn ein Unternehmen ein stark angepasstes System benötigt, ermöglicht individuell entwickelte Software eine vollständige Individualisierung nach den eigenen Bedürfnissen. Bei SaaS-Software stehen in der Regel gewisse Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, die Individualisierung kann jedoch begrenzt sein.

4. Hohe Verfügbarkeit und Leistung. Eine individuell entwickelte CRM-Software kann auf einem dedizierten Server eingeführt werden, was eine bessere Kontrolle über Leistung und Verfügbarkeit des Systems ermöglicht. In manchen Fällen, insbesondere bei großen Unternehmen, in denen hohe Verfügbarkeit entscheidend ist, kann eine individuelle Lösung besser geeignet sein.

5. Keine Notwendigkeit, ein Abonnement zu zahlen. Die Investition in eine individuell entwickelte Software kann auf längere Sicht finanziell vorteilhafter sein, insbesondere wenn das Unternehmen eine langfristige Nutzung des Systems plant und keine festen monatlichen Abonnementgebühren tragen möchte.

6. Anpassung an die vorhandene IT-Infrastruktur. Wenn ein Unternehmen bereits über eine eigene, umfangreiche IT-Infrastruktur verfügt, lässt sich eine individuell entwickelte CRM-Software möglicherweise leichter in die bestehenden Systeme einbinden.

Zu bedenken ist allerdings, dass eine individuell entwickelte CRM-Software hinsichtlich der Anfangsinvestitionen, der Einführungsdauer und des Unterhalts kostspieliger sein kann. Zudem erfordert sie die Verantwortung für Aktualisierungen, Sicherheit und mögliche technische Probleme, die sowohl auf Seiten der Software als auch der technischen Infrastruktur (des Servers) auftreten können.

Der Prozess der Einführung eines CRM-Systems besteht aus mehreren wesentlichen Etappen. Nach der Auswahl der passenden CRM-Software ist das Unternehmen angemessen auf die Einführung vorzubereiten, unter anderem durch die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System und die Anpassung der bestehenden Prozesse an die neuen Funktionen. Anschließend sind die Funktionen des CRM-Systems nach der Einführung zu überwachen und zu konfigurieren, um einen optimalen Betrieb und die stetige Entwicklung des Unternehmens sicherzustellen. Die Einführung eines CRM-Systems im Unternehmen ist kein kurzer Prozess. Nach der Inbetriebnahme der Software sollte auf die Korrektur der ursprünglichen Annahmen geachtet und der Schwerpunkt auf die Verbesserung der Betreuungsprozesse gelegt werden, damit das Werkzeug alle im Unternehmen gesetzten Ziele erfüllt.

Um Probleme bei der Einführung eines CRM-Systems zu minimieren, ist es wichtig, die häufigsten Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden. Zu achten ist auch auf die Integration des neuen CRM-Systems mit den anderen im Unternehmen genutzten Anwendungen, um die vollständige Kohärenz von Daten und operativen Prozessen sicherzustellen. Geschäftliche Aspekte wie die Analyse der Kosten der CRM-Einführung und ein Handlungsplan für den Fall des Scheiterns sind ebenfalls wesentliche Elemente zur Minimierung möglicher Probleme.

Zur Bewertung der Wirksamkeit der Einführung eines CRM-Systems im Unternehmen sind verschiedene Kennzahlen zu beobachten, etwa die Steigerung des Umsatzes, die Verbesserung der Kundenbetreuung oder die Verkürzung des Verkaufszyklus. Nach einer erfolgreichen Einführung eines CRM-Systems kann das Unternehmen die Vorteile in Form automatisierter Geschäftsprozesse, besserer Kundenbetreuung sowie einer einfacheren Auswertung und Nutzung von Kundeninformationen für Marketingzwecke spüren.

Die Anpassung eines CRM-Systems an die Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit erfordert eine detaillierte Analyse der Geschäftsprozesse und der Bedürfnisse der Nutzer. Wesentlich ist die Festlegung der Ziele, die das CRM-System erfüllen soll, sowie der Funktionen, die für eine wirksame Unternehmenssteuerung erforderlich sind. In diesem Bereich lohnt es sich, einen Experten zu Rate zu ziehen, damit der Prozess der CRM-Einführung richtig durchgeführt und die oben beschriebenen Fehler vermieden werden.