CRM für eine Werbeagentur

Es ist seit langem bekannt, dass Werbung ein Hebel des Handels ist, und ohne richtiges Marketing ist es schwierig, über den Erfolg eines Unternehmens zu sprechen. Aus diesem Grund erfreut sich die Zusammenarbeit mit Marketingagenturen sowohl bei kleinen Unternehmen als auch bei weltweit tätigen Firmen von Jahr zu Jahr größerer Beliebtheit. Mehr Nachfrage bedeutet mehr Arbeit für eine bestimmte Agentur, die ohne die richtige Unterstützung sehr schnell an ihre Kapazitätsgrenze stößt. Ein CRM ist für eine Werbeagentur ein unverzichtbares Instrument.

Werbeagentur – die Besonderheiten der täglichen Herausforderungen

Sowohl der Begriff „Marketing“ als auch der Begriff „Werbeagentur“ sind sehr weit gefasst und decken eine Vielzahl von Tätigkeiten ab. Auf der einen Seite gibt es Agenturen für interaktives Marketing, die eine Werbestrategie im Online-Bereich entwickeln. Andererseits gibt es immer noch viele klassische Agenturen, bei denen die Marketingaktivitäten auf greifbaren Gegenständen beruhen: die Gestaltung von Werbebannern, Messeständen oder Werbeständen. Das macht das Tagesgeschäft solcher Unternehmen vielfältig und bringt die Interaktion mit vielen Kunden mit sich. Angesichts der Flut von Anfragen ist es manchmal schwierig, zwischen Kunden, die tatsächlich ein Geschäft abschließen wollen, und solchen, die lediglich Informationen einholen, zu unterscheiden. Bei vielen Anfragen in einem engen Zeitfenster kann es leicht passieren, dass man eine Nachricht verpasst oder eine wichtige E-Mail nicht abschickt. Andererseits ist die Marketingbranche durch einen sehr starken Wettbewerb gekennzeichnet, und es kann erforderlich sein, dass Sie selbst Leads akquirieren müssen. Sich allein auf den Faktor Mensch zu verlassen, ohne die Vorteile von Technologie und IT zu nutzen, wird sich schnell als unwirksam erweisen. In der heutigen Welt ist es praktisch unmöglich, eine Werbeagentur ohne Digitalisierung zu betreiben.

Welche Probleme können auftreten, wenn die Digitalisierung ausbleibt?

Die Digitalisierung ist ein Schlüsselelement in allen Bereichen der Werbeindustrie. Das werbebezogene Druckgewerbe, d. h. der Großformatdruck, die Erstellung von Visitenkarten, Flyern und anderem Zubehör, sollte ebenfalls Zugang zu digitalen Ressourcen haben. Damit meinen wir nicht nur Grafikbearbeitungsprogramme, Bildlizenzen oder Anwendungen zur Textaufbereitung. Es ist auch eine Notwendigkeit, über die Instrumente zu verfügen, um das Team und die den einzelnen Personen zugewiesenen Aufgaben effizient zu verwalten. Es ist auch unmöglich, von Geschäftsentwicklung zu sprechen, wenn man sich nur auf einen festen Kundenstamm verlässt. Es ist notwendig, neue Auftragnehmer zu gewinnen, auch wenn es sich nur um einen einmaligen Auftrag handelt. Die drei oben genannten Punkte sind das absolute Minimum, das mit weiteren Verbesserungen und Einrichtungen ausgebaut werden kann. Die Ausarbeitung eines Transaktionsvorschlags und eines Mustervertrags wird wesentlich erleichtert, wenn ein Online-Angebotsmodul oder der Zugang zu einer Dokumentendatenbank zur Verfügung steht. Das Gleiche gilt für den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens: virtuelle Verkaufstrichter und die Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle ermöglichen es, die Arbeit zu rationalisieren und zu verstehen, wo der Kunde wartet. Alle diese Elemente finden sich in einem einzigen IT-Tool, dem CRM-System.

Was ist CRM?

Der Begriff CRM selbst ist ein Akronym für Customer Relationship Management und existiert seit fast 30 Jahren. Die aus dem Englischen stammende Abkürzung bedeutet ins Polnische übersetzt „Corporate Relationship Management“. Es handelt sich um ein Geschäftskonzept, bei dem der Kunde mit einem Unternehmen durch seine gemeldeten Bedürfnisse und seine Vorlieben und Geschmäcker interagiert. Früher wurde jede Verbrauchererwartung als Modeerscheinung oder als Kosten zu Lasten des Händlers betrachtet. Die CRM-Philosophie hat die Optik verändert und begonnen, solches Kundenverhalten als Indikator, als Entwicklungsrichtung zu analysieren. Warum? Denn wenn einige Ihrer Kunden auf einen bestimmten Mangel in Ihrem Sortiment hinweisen (z. B. eine nicht verfügbare Farbe, Größe oder Geschmacksrichtung), stellen Sie möglicherweise fest, dass mehr Menschen ebenfalls einen solchen Mangel feststellen und aus diesem Grund kein Geschäft mit Ihnen abschließen. Um solche Leads zu finden, ist es notwendig, Customer Relationship Management Maßnahmen durchzuführen. Dies wird durch ein CRM-System unterstützt, eine IT-Software, die eine Reihe von Instrumenten zum Aufbau und zur Konsolidierung von Beziehungen enthält.

CRM-System für eine Marketing-Agentur

Ein CRM-System ist eine Art Datenbank, in der jeder Kontakt, jeder Auftrag und jede Verkaufschance erfasst wird. Mit den richtigen Informationen kann in Zukunft ein maßgeschneidertes Angebot erstellt werden, was die Wahrscheinlichkeit einer Transaktion erhöht. Mit Hilfe des CRM-Systems ist es auch möglich, Aufgaben zu erfüllen, die nicht immer mit dem direkten Verkauf zu tun haben. Einem Kunden zum Beispiel per E-Mail zum Geburtstag zu gratulieren, ist eine nette Geste, die das Image aufwärmt und eine persönlichere Beziehung aufbaut. Die Mitarbeiter des Kundendienstes brauchen diese Informationen nicht in ihren Notizbüchern oder Adressbüchern zu notieren. Das CRM-System macht sich die Datenautomatisierung zunutze und sendet die Wünsche am richtigen Tag an den richtigen Adressaten. Viele andere Module des Systems arbeiten nach diesem Prinzip, z.B. können bei der Angebotserstellung die Kundendaten automatisch durch die Vertragsvorlage und die im Webshop enthaltenen Produkte ersetzt werden. Das System ergreift auch bestimmte Maßnahmen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. sendet es eine Benachrichtigung über eine unbezahlte Forderung, wenn die Rechnungen nicht bis zu einem bestimmten Datum eingegangen sind.

CRM-System zur Unterstützung der Marketing-Agentur

Es besteht kein Zweifel, dass CRM-Software im Marketingbereich und insbesondere in der Werbebranche gut funktionieren wird. Obwohl es sich um einen kreativen Bereich handelt, müssen die entstehenden Konzepte kontrolliert und in geeignete, systematische Maßnahmen umgesetzt werden. Die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter wird ihre Aufgaben schneller, effizienter und mit geringerem Risiko für menschliche Fehler erledigen können. Die Zuweisungs- und Verantwortungsfunktion stellt sicher, dass jeder im Unternehmen weiß, wer für einen bestimmten Kunden oder für einen bestimmten Schritt einer Kampagne verantwortlich ist. Die Transparenz in diesem Bereich ermöglicht es, die Arbeitszeit zu straffen und zu optimieren und Prioritäten für bestimmte Bereiche oder Aufgaben zu setzen. So kann zum Beispiel der Grafikdesigner nahtlos von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, und die Aufgabenstellung kann in das Informationsfeld eingefügt werden. Auf diese Weise kommt es bei der interaktiven Agentur nicht mehr zu Engpässen, die darauf zurückzuführen sind, dass sich die Umsetzung verzögert hat oder die Akten noch nicht an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Welche CRM-Funktionen werden besonders nützlich sein?

CRM-Software für Agenturen ist ein ganzheitliches Ganzes, das aus einem Dutzend oder mehr verschiedener Tools besteht. Je nach Verlag, technischer Lösung oder gewähltem Abonnement können Sie auf ein wirklich großes Angebot zur Unterstützung Ihrer Arbeit zurückgreifen. Darunter befinden sich einige wichtige CRM-Module, die sich in der Marketingbranche als besonders nützlich erweisen werden. Achten Sie bei der Einführung eines CRM-Systems für eine Agentur darauf, dass das Programm über folgende Funktionen verfügt:

Status des Kundendienstes

Dieses Tool hilft, die verschiedenen Phasen der Service- und Auftragsabwicklung zu organisieren. Jede Stufe kann so benannt werden, wie es dem Unternehmen am besten passt, und der Systemadministrator kann bis zu einem Dutzend verschiedener Zustände anlegen. Das Ganze sollte einer Kanban-Tafel ähneln, die mit einem Gantt-Diagramm ergänzt wurde. So kann jeder sehen, wie der Stand der Arbeit ist, wer den Kunden gerade betreut, welche Elemente noch zu erledigen sind und wie viel Zeit für die Fertigstellung einer bestimmten Phase voraussichtlich benötigt wird.

Berichterstattung und Führung von Aufzeichnungen

Als integraler Bestandteil des Aufgabenmoduls ist es eine unschätzbare Ressource für jeden Mitarbeiter. Notizen sind der Ort, an dem die wichtigsten Informationen vermittelt werden und an dem die für die korrekte Ausführung der Aufgabe erforderlichen Informationen zu finden sind. Das Berichtselement wiederum ermöglicht es, dem Projekt- oder Teamleiter eine Zusammenfassung der geleisteten Arbeit zu geben, und der Auftragnehmer kann Kommentare und Beobachtungen hinzufügen. Diese Funktionalität ermöglicht es auch, Botschaften zu verfeinern und eine Vision zu vermitteln, die mit dem gesamten Marketingkonzept übereinstimmt.

Online-Gebote

Dieses Modul erfüllt einen doppelten Zweck und hilft sowohl dem Arbeitnehmer als auch der Organisation als Ganzes. Mit der Angebotsvorlage können Sie schnell und einfach eine E-Mail mit einem vorgefertigten Transaktionsvorschlag erstellen. Dies trägt dazu bei, das Angebotsmuster zu standardisieren, was sich in einer besseren Kommunikation mit den Kunden niederschlägt. Der zweite Verwendungszweck des Angebotsmoduls besteht darin, den Status der einzelnen Angebote zu überprüfen, was eine Bewertung der Verkaufseffizienz ermöglicht. Die Erkenntnisse aus diesen Funktionen ermöglichen es dem Manager, Maßnahmen zur Steigerung der Transaktionsfähigkeit zu ergreifen.

Dokumentengenerator

Ein CRM für eine Marketing-Agentur sollte eine Datenbank mit Vertragsvorlagen enthalten und Dokumente, die für die tägliche Arbeit notwendig sind. Der Einsatz eines CRM-Programms bedeutet in diesem Fall aber auch, dass ein Teil der Arbeit automatisiert wird. Die Kundendaten werden automatisch in die Dokumentenvorlage eingefügt, und diese Optimierung führt zu Zeit- und Energieeinsparungen bei sich wiederholenden Aufgaben.

Projektleitung

Die überwiegende Mehrheit der Aufträge, mit denen die Agentur betraut wird, ist ein mehrstufiger, gestaffelter und komplexer Prozess. Das Modul Projekte ermöglicht – wie der Name schon sagt – die Verwaltung von Projekten, die sich über mehrere Stufen erstrecken. Dies ist eine Garantie dafür, dass die einzelnen Etappen nicht nur gemäß den Leitlinien abgeschlossen, sondern auch rechtzeitig vorgelegt werden. Die Fähigkeit, mittel- bis langfristig zu planen, wirkt sich positiv auf die Effektivität Ihrer Mitarbeiter und die Effizienz der Arbeit Ihrer Agentur aus.

Warum sollten Sie die CRM-Software SalesWizard für Ihre interaktive Agentur wählen?

Die Einführung eines CRM-Systems in einer Agentur ist eine hervorragende Möglichkeit, Aufgaben effizienter zu verwalten und das Umsatzvolumen zu steigern. Es ist einer der wichtigsten Wege, um ein Unternehmen wachsen zu lassen, indem man Beziehungen zu Kunden aufbaut und die gesamte Organisation unterstützt. Es lohnt sich daher, auf bewährte Partner zu setzen, die eine spezielle Software für Werbeagenturen entwickelt haben. SalesWizard CRM ist ein Tool, das von dem polnischen Softwarehaus 4B Systems in Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen entwickelt wurde. In Absprache mit den Unternehmern haben wir uns auf die Lösungen konzentriert, die die Verwaltung des Unternehmens wesentlich beeinflussen. Sie werden keine Zusatzgeräte oder Verzierungen finden, die das System behindern könnten. Das gesamte System ist intuitiv und einfach zu bedienen, so dass jeder Mitarbeiter innerhalb weniger Minuten in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen.

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