Die 6 häufigsten Probleme bei der Einführung eines CRM-Systems
Wir betrachten das CRM-System als eine Erweiterung, als eine Lösung, die die Arbeit mit den Kunden erleichtert. Die Steigerung der Effizienz, die Automatisierung von Aufgaben oder die Erhöhung von Konversionen und erfolgreichen Verkaufsabschlüssen sind nur einige der Vorteile, die ein solches Werkzeug bietet. Leider verläuft die Umsetzung nicht überall reibungslos. Basierend auf unserer Erfahrung sind hier die 6 häufigsten Probleme bei der Implementierung eines CRM-Systems. Wir geben auch Tipps, wie Sie die Schwierigkeiten überwinden und ein voll funktionsfähiges SalesWizard-Tool nutzen können.
Problem 1: Abneigung der Mitarbeiter gegen Veränderungen und Neuerungen
Das häufigste Problem, oder besser gesagt, die Tatsache, dass viele von uns nicht bereit sind, Änderungen an dem System vorzunehmen, das bisher funktioniert hat. Zuvor entwickelte Mechanismen und Gewohnheiten werden abgebaut und eine neue Lösung wird an ihrer Stelle eingeführt. Dies kommt zwar den Arbeitnehmern zugute, erschüttert aber ihr Sicherheitsempfinden. Die Abneigung rührt nicht so sehr von einem bloßen Hass auf alles Technische her, sondern eher von der Angst vor Neuem. Die Arbeitnehmer werden sich fragen: Wie soll ich das jetzt schaffen? Wie wird meine Arbeit nach den Änderungen aussehen? Wird dieses System meinen Arbeitsplatz gefährden? Dies ist durchaus verständlich und sollte von denjenigen, die bereits volljährig sind oder noch nie im Bereich CRM gearbeitet haben, mit besonderer Nachsicht behandelt werden. Es empfiehlt sich, der Einführung eines CRM-Systems eine spezielle Informationskampagne im Unternehmen voranzustellen.
Problem 2: Fehlen einer verantwortlichen Person für die Einführung des CRM-Systems
Wenn Sie sich für die Arbeit mit SalesWizard entscheiden, können Sie ein CRM-System auf zwei Arten implementieren. Der erste Weg – der Basisweg – geht davon aus, dass die gesamte Konfiguration vom administrativen Benutzer des CRM, also dem Unternehmen, das den SalesWizard nutzt, vorgenommen wird. Dieser Mechanismus wird am häufigsten von Unternehmen gewählt, die in einigen Fällen keinen Verantwortlichen für die Umsetzung des Systems benannt haben. Dies ist ein sehr einfacher Weg zum Chaos, der den Implementierungsprozess verlängert und dazu führt, dass die Benutzer nur einen Teil des Potenzials des Tools nutzen. Die beste Lösung in dieser Situation wäre es, eine Person mit IT-Erfahrung als Projektkoordinator auszuwählen und sie mit der Aufgabe der Implementierung des CRM-Systems zu betrauen. Es gibt noch einen zweiten Weg der Zusammenarbeit, den es zu nutzen gilt, nämlich die Implementierung des Systems durch die Entwickler des Tools. Diese Option ist insofern praktisch, als das Team die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem CRM aus der Ferne vornimmt.
Problem 3: Fehlende CRM-Schulungen für Mitarbeiter
In einem früheren Abschnitt haben wir erwähnt, dass das SalesWizard-Implementierungsteam in der Lage ist, Mitarbeiter zu schulen. Dies ist eine der grundlegenden Aufgaben, die in vielen Fällen über die Wirksamkeit der weiteren Nutzung des CRM-Systems entscheidet. Der Mangel an Ausbildung führt dazu, dass es für die Organisation schwierig ist, gemeinsame Standards für die Nutzung des Systems zu entwickeln. Das wiederum bedeutet, dass das Instrument nur begrenzt genutzt wird und es zu Kommunikationsschwierigkeiten zwischen den verschiedenen Ebenen der Implementierung kommen kann. Wir sollten die Einführung eines CRM-Systems genauso angehen wie den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter – ganzheitlich und in Etappen. Zunächst stellen wir allen das neue Tool vor, dann skizzieren wir seine allgemeinen Möglichkeiten und schließlich stellen wir jeder Abteilung im Detail die Verbesserungen und Funktionen vor, die für die Anwendung in ihrem Zuständigkeitsbereich entscheidend sein werden.
Problem 4: Installation von zu vielen Modulen und Funktionalitäten
Der unbestreitbare Vorteil von SalesWizard ist seine Vielseitigkeit und sein Multitasking, das es uns ermöglicht, eine Reihe von Aufgaben an einem Ort zu erledigen. Dieser Vorteil kann jedoch etwas schwinden, wenn eine Organisation beschließt, alle verfügbaren Module und Plug-ins zu implementieren, ohne zu wissen, wie sie zu verwenden sind. Es ist, als würde man ein neues Auto beim Händler bestellen und alle verfügbaren Ausstattungsmerkmale hinzufügen, um dann festzustellen, dass man die Hälfte davon nie benutzen wird. Wir negieren diese Einstellung nicht, aber es sollte bedacht werden, dass je mehr Module installiert sind, desto weniger intuitiv ist die Navigation des CRM-Systems für diejenigen, die mit solchen Technologien nicht vertraut sind.
Problem 5: Furcht vor RODO-Kontrollen
Das Wesentliche an CRM-Systemen ist die Zusammenarbeit mit Vertragspartnern unter Verwendung ihrer Daten. In vielen Branchen – z. B. im Bank- oder Versicherungswesen – ist es erforderlich, PESEL-, Wohnsitz- oder Vermögensdaten anzuzeigen. Es handelt sich um Daten, die mit äußerster Sorgfalt unter Wahrung der Vertraulichkeit und unter Einhaltung der geltenden Gesetze behandelt werden müssen. Einige Unternehmen verzögern die Einführung des CRM-Systems aus Angst vor verfahrenstechnischen Unregelmäßigkeiten, woraufhin sich der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten für die Organisation interessieren wird. Dies wiederum zieht eine RODO-Prüfung nach sich, die verschiedene Sanktionen nach sich ziehen kann. Es sollte jedoch bedacht werden, dass eine solche Prüfung jederzeit angeordnet werden kann, unabhängig davon, ob das betreffende Unternehmen IT-Instrumente einsetzt, mit denen die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt. Das Vorhandensein eines CRM-Systems hat keinen Einfluss darauf, ob eine Prüfung – sei es eine RODO- oder eine Kassenprüfung – bei dem betreffenden Unternehmen durchgeführt wird.
Problem 6: Unrealistische Erwartungen des Managements an CRM
SalesWizard ist eine Verbesserung, die zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Gewinnmaximierung im Unternehmen beiträgt. Es ist jedoch kein Zauberstab, der sofort alle positiven Indikatoren um mehrere hundert Prozent erhöht und die negativen fast auf Null reduziert. Dies scheinen die Chefs zu vergessen, die ihren Mitarbeitern ein Instrument an die Hand geben und erwarten, dass sich ihre Leistung sofort drastisch verbessert. Denken Sie daran, dass die Konversionsrate nicht nur davon abhängt, ob ein Unternehmen über ein CRM-System verfügt. Dies hängt zum Beispiel von der Schulung der Mitarbeiter und ihrer Bereitschaft zur Nutzung der Instrumente ab, die oben angesprochen wurden. Selbst die am besten vorbereiteten Instrumente sind nicht hilfreich, wenn die Mitarbeiter nicht bereit sind oder nicht wissen, wie man sie benutzt. Die Auferlegung unrealistischer Pläne ist ebenfalls nicht hilfreich, sondern wird im Gegenteil dazu führen, dass die Mitarbeiter von der Nutzung des CRM-Systems abgeneigt sind und anfangen werden, dem System Veränderungen zum Schlechten zuzuschreiben.
Ein richtig konfiguriertes und sinnvoll eingesetztes CRM-System eröffnet dem Unternehmer neue Horizonte. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre CRM-Einführung reibungslos verläuft, nutzen Sie unser Implementierungsangebot. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung des SalesWizard und machen das übersichtliche und einfach zu bedienende Tool sofort einsatzbereit.
