Ihre E-Mail in einem CRM-System – ist das sinnvoll?

E-Mail spielt eine Schlüsselrolle bei der Förderung des Geschäfts und der Pflege von Kundenbeziehungen. Die Integration von E-Mail in ein CRM-System kann die Effizienz der Vertriebsaktivitäten erhöhen und die Verwaltung der Kundenkommunikation verbessern.

Wie kann ich E-Mails in mein CRM-System integrieren?

Nützlichkeit der E-Mail-Integration mit CRM für den Kunden

Die Integration von E-Mails in das CRM-System ist für die Benutzer äußerst nützlich, da so alle E-Mails an einem Ort verwaltet werden können, was die Konsistenz der Kommunikation und die Organisation der Kontakte gewährleistet. E-Mails, die aus dem CRM verwaltet werden, lassen sich meist ihren Betreffs oder sogenannten „Subject Lines“ zuordnen. „Geschäfte“ mit einem bestimmten Kunden. Alles ist an einem Ort organisiert, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Vorteile der E-Mail-Integration mit CRM

Die in das CRM-System integrierte E-Mail trägt zur Erhöhung des Informationsflusses bei und ermöglicht die Verfolgung der Kundenkontakthistorie. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis der Kundenbedürfnisse und die Anpassung des Angebots.

Konfiguration der E-Mail-Integration mit dem CRM-System

Um die E-Mail-Integration mit dem CRM-System einzurichten, müssen die E-Mail-Einstellungen im CRM-System eingegeben werden. Die E-Mail-Integration in CRM variiert je nach CRM-System. Jede der verfügbaren Plattformen führt die Integration anders durch. Im Allgemeinen ist es jedoch obligatorisch, die Protokolle IMAP oder POP3 (Posteingang) und SMTP (Postausgang) zu integrieren, die Adressen der E-Mail-Server einzugeben und ein Kennwort einzugeben.

Wie verwenden Sie E-Mail in einem CRM-System?

E-Mail-Verwaltung im CRM-System

Die in das CRM-System integrierte E-Mail ermöglicht ein effizientes E-Mail-Management durch automatisches Sortieren und Markieren von Kundenkontakten. Leider ist es nicht immer sinnvoll, Nachrichten automatisch einem Themenstrang zuzuordnen. Wenn Sie mit einem Kunden in mehr als einem Themenbereich korrespondieren, kann ein solcher Automat Ihre Arbeit erheblich erschweren.

Erstellung und Versand von E-Mail-Vorlagen im CRM-System, Verwendung von Kurzcodes

Im CRM-System können vorgefertigte E-Mail-Vorlagen erstellt und versendet werden, was den Kommunikationsprozess mit den Kunden deutlich vereinfacht und ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens gewährleistet. Nützlich ist auch eine Funktion für Kurzcodes, die wir in einer E-Mail-Nachricht verwenden können, damit wir nicht jedes Mal die Daten des Kunden in die Nachricht eingeben müssen, z. B. Name, Kontaktdaten oder Adresse. Solche Kurzcodes sparen viel Zeit bei der erneuten Eingabe von Daten aus anderen Quellen.

Personalisierung der E-Mail-Korrespondenz im CRM-System

Durch die Integration von E-Mail mit dem CRM-System kann die E-Mail-Korrespondenz personalisiert und der Inhalt auf die Bedürfnisse des einzelnen Kunden zugeschnitten werden. Bei der Personalisierung einer E-Mail geht es vor allem darum, die Fußzeile der E-Mail einzurichten und die individuellen Daten des Absenders einzugeben – Name, Position, Kontaktdaten, Unternehmensdaten. Solche Daten können in einigen Systemen auch auf der Grundlage der so genannten „Daten der Zukunft“ erzeugt werden. Abkürzungen. Für bessere Kommunikationsergebnisse lohnt es sich, die E-Mail-Fußzeile auch mit einem eigenen Foto anzureichern, was die Konversion stark erhöht.

Was bedeutet E-Mail-Integration mit einem CRM-System?

Definition der E-Mail-Integration mit CRM

Bei der E-Mail-Integration mit CRM wird Ihre Mailbox mit Ihrem CRM-System verknüpft, so dass Sie E-Mails direkt aus Ihrem CRM-System senden und empfangen können. Eine solche Verbindung ist de facto eine Umleitung der E-Mail vom Mailserver an die Adresse des CRM-Systems. Das Prinzip ist identisch mit der Mail-Integration in gängigen E-Mail-Programmen wie Thunderbird.

Steigerung der Effektivität von Vertriebsaktivitäten durch E-Mail-Integration

Die Integration von E-Mail in das CRM-System unterstützt die Vertriebsaktivitäten, indem sie den Kontakt mit den Kunden erleichtert und die Korrespondenzhistorie verfolgt, um das Angebot besser auf die Bedürfnisse der Kunden abzustimmen. Die Gewährung von Zugriffsrechten für andere Mitarbeiter des Unternehmens auf ihre eigenen E-Mails ermöglicht es, Aktivitäten und Korrespondenz in Abwesenheit des Hauptnutzers, der die betreffende E-Mail verwaltet, zu verfolgen.

Kunde als Empfänger von E-Mail-Korrespondenz aus dem CRM-System

Der Kunde kann Empfänger von personalisierter E-Mail-Korrespondenz aus dem CRM-System sein, was zum Aufbau dauerhafter Beziehungen und zur Steigerung des Engagements beiträgt. Aus Sicht des Kunden, der die E-Mail erhält, ist es unerheblich, aus welchem E-Mail-Programm die Nachricht gesendet wurde (ob aus einem CRM oder aus einem Programm wie Thundrebird), aber für den Mitarbeiter im Unternehmen, der sie aus dem CRM versendet, ist es von erheblicher Bedeutung. Außerdem können Manager, die einen Überblick über die E-Mails haben, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter besser kontrollieren.

Wie richte ich die E-Mail-Integration mit meinem CRM-System ein?

Schritte zur Integration von E-Mail in Ihr CRM-System

Um E-Mail in das CRM-System zu integrieren, müssen die Einstellungen des E-Mail-Kontos im CRM-System angepasst werden, indem die Details des Postausgangsservers (SMTP) und des Posteingangsservers (IMAP) sowie das Login und das Passwort für das E-Mail-Postfach eingegeben werden.

Erforderliche Protokolle für die Integration von E-Mail mit dem CRM-System

Die Integration von E-Mail in ein CRM-System erfordert die Verwendung geeigneter Protokolle wie IMAP oder SMTP, die eine Synchronisierung des E-Mail-Kontos mit dem CRM-System ermöglichen.

Unterschiede zwischen IMAP und SMTP bei der Integration von E-Mail in ein CRM-System

IMAP (Internet Message Access Protocol), SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) und POP (Post Office Protocol) sind drei verschiedene Protokolle, die im Zusammenhang mit der E-Mail-Bearbeitung verwendet werden, aber unterschiedliche Funktionen erfüllen. Hier ist ein kurzer Unterschied zwischen den beiden:

IMAP (Internet Message Access Protocol):

• IMAP ermöglicht den Zugriff auf die Mailbox des Servers, so dass die Benutzer E-Mails direkt auf dem Server anzeigen, herunterladen und verwalten können.
• Die Nachrichten werden auf einem Server gespeichert, was bedeutet, dass die Nutzer von verschiedenen Geräten aus auf dieselben Nachrichten zugreifen können. Die Änderungen werden auf dem Server angezeigt und sind auf allen angeschlossenen Geräten sichtbar.
• Sie ist ideal für Anwender, die mehrere Geräte verwenden, und ermöglicht eine erweiterte Nachrichtenverwaltung, z. B. die Erstellung von Ordnern auf dem Server.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol):

• SMTP ist das Protokoll, das zum Versenden von E-Mails verwendet wird. Er ist für die Weiterleitung von Nachrichten vom Absender zum Mailserver des Empfängers zuständig.
• Es handelt sich um ein Einwegprotokoll, das es einem Client ermöglicht, eine Nachricht an einen Mailserver zu senden. Sie befasst sich nicht mit dem Empfang oder der Speicherung von Nachrichten.
• Überträgt E-Mails effektiv von einem Server auf einen anderen. Es wird üblicherweise zum Versenden von E-Mails verwendet.

POP (Post Office Protocol):

• Mit POP können E-Mails vom Server auf den E-Mail-Client heruntergeladen werden. Sobald sie heruntergeladen sind, werden sie vom Server gelöscht (Standardeinstellung).
• Die Nachrichten werden in der Regel auf den lokalen E-Mail-Client heruntergeladen und die Kopien auf dem Server gelöscht. Standardmäßig erfolgt keine Synchronisierung mit dem Status des Servers, d. h., Änderungen auf einem Gerät werden nicht auf anderen Geräten übernommen.
• Es ist effektiv, wenn es auf einem einzigen Gerät verwendet wird, da die Nachrichten in der Regel lokal heruntergeladen werden.

Zusammenfassung der Informationen zu den E-Mail-Protokollen:

• IMAP – Ermöglicht den Zugriff auf Nachrichten auf dem Server, synchronisiert den Status zwischen den Geräten.
• SMTP – Ermöglicht den Versand von E-Mail-Nachrichten.
• POP – Lädt Nachrichten vom Server auf den lokalen Client herunter und löscht sie oft vom Server.

Wie können Sie die Vertriebseffizienz durch die Integration von E-Mails in Ihr CRM-System steigern?

Mailing-Kampagnen auf der Grundlage der Integration von E-Mail in das CRM-System

Durch die Integration von E-Mail in das CRM-System können Mailing-Kampagnen durchgeführt werden, die Kunden mit maßgeschneiderten Angeboten erreichen und so zur Umsatzsteigerung beitragen. Bei SalesWizard arbeiten wir derzeit an dem Modul Mailing- (und SMS-) Kampagnen, so dass es bald möglich sein wird, über ein in das CRM-System integriertes E-Mail-Postfach persönliche E-Mails an einen größeren Empfängerkreis zu versenden.

Personalisierung der E-Mail-Korrespondenz zur Umsatzsteigerung

Die Personalisierung der E-Mail-Korrespondenz in einem CRM-System ermöglicht es, den Inhalt auf einen bestimmten Kunden zuzuschneiden, was die Effektivität der Verkaufsbemühungen erhöhen kann.

Mail-Kundenverwaltung im CRM-System

Durch die Integration von E-Mail in das CRM-System können E-Mail-Kunden effektiver verwaltet und ihre Bedürfnisse und Vorlieben besser verstanden werden.